ความสำคัญของการนำเสนอ
ในปัจจุบันนี้การนำเสนอเข้ามามีบทบาทสำคัญในองค์กรทางธุรกิจทางการเมือง ทางการศึกษา หรือแม้แต่หน่วยงานของรัฐทุกแห่งก็ต้องอาศัยวิธีการนำเสนอเพื่อสื่อสารข้อมูลเสนอความเห็น เสนอขออนุมัติ หรือเสนอข้อสรุปผลการดำเนินงานต่าง ๆ กล่าวโดยสรุปการนำเสนอมีความสำคัญ ต่อการปฏิบัติงานทุกประเภท เพราะช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินงาน ตลอดจนเผยแพร่ความก้าวหน้าของงานต่อผู้บังคับบัญชาและบุคคลผู้ที่สนใจจุดมุ่งหมายในการนำเสนอ
- เพื่อให้ผู้รับสารรับทราบความคิดเห็นหรือความต้องการ
- เพื่อให้ผู้รับสารพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
- เพื่อให้ผู้รับสารได้รับความรู้จากข้อมูลที่นำเสนอ
- เพื่อให้ผู้รับสารเกิดความเข้าใจที่ถูกต้อง
ประเภทของการนำเสนอ
ประเภทของการนำเสนอแบ่งอย่างกว้าง ๆ มี 2 รูปแบบ ดังนี้- การนำเสนอเฉพาะกลุ่ม
- การนำเสนอทั่วไปในที่สาธารณะ
ลักษณะของข้อมูลที่นำเสนอ
ข้อมูลที่จะนำเสนอแบ่งออกตามลักษณะของข้อมูล ได้แก่1. ข้อเท็จจริง หมายถึง ข้อความที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เรื่องราวที่เป็นมาหรือเป็นอยู่ตามความจริง
2. ข้อคิดเห็น เป็นความเห็นอันเกิดจากประเด็นหรือเรื่องราวที่ชวนให้คิด ข้อคิดเห็นมีลักษณะต่าง ๆ กัน
คอมพิวเตอร์ได้เข้ามามีบทบาทสำคัญต่อชีวิตประจำวัน พัฒนาการคอมพิวเตอร์ทำให้คอมพิวเตอร์มีขนาดเล็กลง มีขีดความสามารถสูงขึ้น คำนวณได้เร็ว และยังแสดงผลในแบบรูปภาพได้ดี ด้วยเหตุนี้จึงมีการพัฒนาโปรแกรมคอมพิวเตอร์สำหรับการใช้งานในระดับส่วนตัวมากมาย เช่น การสร้างเอกสาร สามารถจัดพิมพ์เอกสารที่มีความสวยงาม พิมพ์เอกสารที่เป็นตาราง รูปภาพ หรือการจัดรูปแบบเอกสาร เพื่อนำเสนอได้ดี ยังมีในรูปแบบตารางคำนวณที่เรียกว่า สเปรดชีต หรือ อิเล็กทรอนิกส์สเปรดชีต ตารางคำนวณมีขีดความสามารถเชิงคำนวณได้สูง คำนวณตามฟังก์ชันต่างๆ ผู้ใช้ใช้งานได้ง่ายโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรม สามารถสร้างรูปกราฟแบบต่างๆ และนำเสนอผลจากตัวเลขในรูปแบบที่เป็นรูปกราฟเพื่อความเข้าใจที่ดีได้
นอกจากนี้ยังมีโปรแกรมกราฟิกที่ใช้ในการนำเสนอผลงานโดยเฉพาะ เช่น โปรแกรมเพาเวอร์พอยต์ โปรแกรมนำเสนอผลงานสามารถเขียนกราฟและภาพกราฟิกที่สวยงาม เพื่อใช้ในการแสดงผลได้ดี มีผู้นิยมใช้มากเพราะใช้งานได้ง่าย มีคุณภาพ ประกอบกับภาพแสดงผลในปัจจุบันสามารถเชื่อมต่อเข้ากับเครื่องฉายภาพ เพื่อนำเสนอในห้องประชุม หรือนำเสนอต่อบุคคลจำนวนมากได้ ในการนำเสนอผลงานจึงต้องมีหลักการ และการเลือกรูปภาพ ให้เหมาะสม เรามีรูปแบบของกราฟหลากหลายรูปแบบ
ประเภทของการนำเสนอข้อมูล
การนำเสนอข้อมูลแบบอนุกรมเมื่อเราพลิกไปในหน้าหนังสือพิมพ์ เรามักพบเห็นข้อมูลกราฟที่แสดงสภาพทางเศรษฐกิจต่างๆ เช่น ดัชนีตลาดหลัดทรัพย์ อัตราแลกเปลี่ยนเงิน ลักษณะของกราฟที่นำเสนอมักแสดงด้วยเส้นกราฟ
ตัวอย่างของการนำเสนอยอดขายแต่ละปีของบริษัทแห่งหนึ่งตั้งแต่ปี คศ. 1975 จนถึงปี 1999 โดยมีข้อมูลดังนี้
ฮิสโตแกรม
ลองดูตัวอย่างของข้อมูลชุดหนึ่ง ซึ่งเป็นคะแนนสอบคัดเลือกของนักเรียน 25 คน โดยมีคะแนนเต็ม 200 คะแนน ผู้ที่สอบได้คะแนน ดังต่อไปนี้
กราฟ HI - LO
ในการลงทุนในตลาดหลักทรัพย์ ราคาของหุ้นที่มีการซื้อขายกันเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลาตามสภาพของความต้องการของผู้ซื้และผู้ขาย ราคาหุ้นของแต่ละบริษัทจึงเคลื่อนไหวได้ หากพิจารณาตัวเลยที่ประกาศบนหน้าหนังสือพิมพ์ มักจะเห็นราคาที่เวลาใดเวลาหนึ่ง เช่น ราคาเมื่อเวลาปิดตลาด หรือที่เราเรียกว่าราคาปิด หรือ บางครั้งก็จะบอกราคาเมื่อตอบเปิดตลาด ในระหว่างวันจะมีการเคลื่อนไหวของราคาซึ่งย่อมทำให้มีราคาสูงสุด และราคาต่ำสุดในแต่ละวัน
สมมุติว่า เรามีบันทึกราคาหุ้นของบริษัท ก. ที่มีการซื้อขายฝ่ายตลาดหลักทรัพย์ การบันทึกแต่ละวันมีการบอกราคาสูงสุดในวันนั้น และราคาต่ำสุดในวันนั้น ข้อมูลที่ได้เป็นดังนี้
กราฟแท่งแสดงถึงสภาพการเปรียบเทียบให้เห็นว่า แต่ละแท่งมีความสูงแตกต่างกันอย่างไร เช่นเปรียบเทียบยอดการขายของแต่ละเดือนของบริษัทหนึ่งซึ่งมีข้อมูลดังนี้
กราฟวงกลม(pie chart)
การแสดงข้อมูลในรูปแบบตัวเลยหรือตารางอาจทำให้ดูคุณลักษณะบางอย่างของข้อมูลได้ยาก เช่น ดูแนวโน้ม ดูสัดส่วน ความแตกต่างระหว่างข้อมูลแต่ละตัว ดังนั้นจึงต้องหาวิธีการสร้างกราฟให้สื่อความหมาย
ลองดูตัวอย่างข้อมูล.... แสดงจำนวนสัตว์ที่เลี้ยงในประเทศไทยในปี 2540 - 2541
การเขียนกราฟมีวิธีการนำเสนอได้หลายแบบ ตามสภาพที่ผู้เขียนต้องการนำเสนอ สมสุติว่ามีข้อมูลชุดหนึ่งเป็นข้อมูลราคาเฉลี่ยของหุ้นในแต่ละเดือน ของบริษัท ก และบริษัท ข การเขียนกราฟมีจุดมุ่งหมายที่ต้องการเปรียบเทียบคู่ข้อมูลระหว่างเดือนเดียวกันลองดูตัวอย่างข้อมูล
